Düzenlenecek e-Faturalara Yeni Kriterler Getirildi

Bilindiği üzere Devlet Malzeme Ofisi, faaliyet alanına giren konularda kamu kurum ve kuruluşları adına gerçekleştirdiği tedarik işlemlerinin elektronik ortama taşınmasına yönelik çalışmalar yürütmektedir.  Bu çalışmalar kapsamında yer alan  e-fatura dönüşümü, 2018 yılında tamamlanmış olup hali hazırda ofisimizin e-fatura mükellefiyeti devam etmektedir. Gelinen noktada gerek sipariş yönetimi gerekse de ödemelerin hızlı ve zamanında gerçekleştirilmesi için tedarikçilerimizce ofisimize düzenlenen e-faturaların kontrol ve kabul işlemlerinde ek geliştirme çalışmaları yürütülmektedir. Teknik detaylarına ekte yer alan kılavuzdan ulaşabileceğiniz bu çalışmalar neticesinde belirtilen teknik hususlara uymayan e-faturalar iade edilecektir.

Çalışma kapsamında başlıca değerlendirilecek teknik hususlar;

1. DMO Sipariş Numarası kontrolü
2. E-fatura düzenlenme tarihi kontrolü
3. Sipariş toplam tutar kontrolü
4. Tevkifat tutar kontrolü
5. Sipariş verilen tedarikçinin DMO’da kayıtlı VKN bilgisi ile e-fatura düzenlenmesi

şeklindedir.

Örnek 1:

Düzenlendiğiniz e-faturalarda sipariş mektubunuzda yer alan DMO Sipariş Numarasına yer verilmesi gerekmektedir. Sipariş Numarasına yer verilmesi gereken alan e-fatura şablonunda özellikle belirlenmiştir. Sipariş numarasına bu alan haricinde başka bir alanda yer verilmesi halinde düzenlenen e-fatura kabul edilmeyecektir.

Sipariş numaraları genellikle Y_K***_**_** veya M***** olarak düzenlenmektedir. Sipariş numarasında Y,K,M,_,0-9 karakterleri yer alır. Başka bir karaktere yer verilmemesi gerekir.

Örnek 2:

Düzenlenen e-faturalar, düzenlendiği cari ay içerisinde veya düzenlendiği ayı takip eden cari ayın ilk 7 gününde kabul edilebilir.                

Örnek 3:

Sipariş Mektubunuzda yer verilen sipariş tutarını aşan e-faturalar kabul edilmeyecektir.

Örnek 4:

Sipariş bedeli 2.000-TL ve üzeri olan siparişler için 2/10 oranında tevkifat düzenlenmesi gerekir ve tevkifatlı olarak düzenlenmemiş e-faturalar kabul edilmeyecektir. Sipariş bedeli 2.000-TL’yi aşan siparişler için tedarikçilerce 2.000-TL altında birden fazla e-fatura düzenlenmesi bu kuralı değiştirmeyecektir. Ayrıca tedarikçilerce beyan edilen ürün KDV oranlarına göre hesaplanacak tevkifat tutarı, e-faturada belirtilen tevkifat tutarına eşit olmaması halinde e-fatura yine kabul edilmeyecektir. Bu nedenle tedarikçilerin anlaşmalarında/sözleşmelerinde belirtilen ürün KDV oranlarını kontrol etmeleri ve varsa değişiklikleri bildirmeleri gerekmektedir.

Örnek 5:

Düzenlenen e-fatura ilgili tedarikçi tarafından ofisimize iletildiğinde, tedarikçinin daha önce ofis kayıtlarına geçen VKN bilgisi ile kontrol edilecektir. Tedarikçinin VKN değişikliğini bildirmeden ve ofis kayıtlarında ilgili değişiklik yapılmadan farklı VKN ile düzenlenen e-faturalar kabul edilmeyecektir.

Özellikle gerçek şahıs firmalarının ofise beyanlarında VKN/TCKN bildirimlerini teyit etmeleri önem arz etmektedir.

Kontrol ve izleme amacıyla şuan devreye alınmış olan bu uygulama 01.10.2021 tarihi itibari ile zorunlu kılınacaktır.

Bu çalışmanın bir sonraki aşamasında tedarikçilerin düzenlemiş olduğu e-faturalarda DMO ürün numarasına yer verilmesi ve ürün bazında kontroller olacaktır. Bu konudaki teknik detaylar ve çalışmanın gelinen son noktasına ilişkin duyuru ilerleyen tarihlerde paylaşılacaktır.

Önemle duyurulur.

E-Fatura Kılavuz